預訂管理

客戶預約後，每筆訂單都會進到後台「預訂」（Bookings）清單，管理員或主持人可以在這裡看細節，取消、重新排程、手動加預約。本篇講日常會用到的所有預訂操作。

預訂清單畫面#

後台選單「FluentBooking」→ 點「預訂」（Bookings）。會看到所有預訂的列表，每一列是一筆預約：

• 客戶姓名
• 預約日期、時段、長度
• 主持人
• 狀態（待處理 / 已確認 / 已取消 / 已完成 / 拒絕）
• 付款狀態（如果有開啟付款）

篩選與搜尋#

頂部篩選器：

• 狀態：今日 / 即將 / 已過 / 全部
• 主持人：只看某位主持人的預訂
• 活動類型：只看某個服務的預訂
• 日期範圍：自訂起迄

右上搜尋框可以用客戶姓名或 Email 找特定預約。

看單筆預訂詳情#

點預訂列表任一列，進入「預訂詳細資料」（Booking Details）頁。會看到：

• 客戶資訊：姓名、Email、電話、留言、自訂欄位答案
• 預約資訊：時段、長度、地點、主持人
• 付款項目（如果有收費）：金額，付款狀態、Stripe 交易 ID
• 活動紀錄（Activities）：什麼時候建立、寄了哪些通知信，有沒有重新排程

取消預訂#

1. 進入預訂詳情頁
2. 點「取消預訂」（Cancel Booking）
3. 填寫取消原因（會出現在客戶通知信內）
4. 確認

取消後系統會：

• 寄取消通知信給客戶（含原因）
• 從 Google / Outlook / Apple 行事曆刪掉事件
• 釋放該時段（其他客戶可以重新預訂）

取消不會自動退款，款項要另外處理。詳見「Stripe 收款設定」的退款流程。

重新排程#

幫客戶改時段（客戶突然有事、主持人臨時調整）：

1. 進入預訂詳情頁
2. 點「重新排程」（Reschedule）
3. 選新日期與時段（系統會避開已被預約的時段）
4. 填重新排程原因（會出現在客戶通知信內）
5. 確認

系統會寄重新排程通知信、自動更新行事曆事件、釋放原時段。

客戶可以自助取消或重新排程嗎#

可以。預約確認信內附「取消連結」「重新排程連結」，客戶點了會跳到自助頁面，自己改完不用聯絡你。

客戶自助操作的限制可在活動類型 →「進階設定」→「客戶可重新排程/取消」設定：允許/不允許，開放到活動前幾小時截止，是否需要原因。

手動建立預訂#

客戶不方便自己預約（電話來訂、現場預約，補登）：

1. 「預訂」清單頁右上角「新增新預約」（Add New Booking）
2. 選主持人、活動類型、時段
3. 填客戶資訊（姓名、Email、電話）
4. 勾「寄通知信」（如果不要寄就取消勾）
5. 儲存

手動預訂跟客戶自己訂的同步，會寫進行事曆，寄通知（如果勾）、佔用時段。

需要確認的預訂（Pending Approval）#

有些情境希望「客戶預約 → 主持人手動審核 → 才確認」（避免自動成立後再取消尷尬）。在活動類型 →「進階設定」→ 勾「需要確認」（Requires Confirmation）。

啟用後流程變成：

1. 客戶預約 → 狀態 = 待處理（Pending）
2. 主持人收到通知信，內含「確認」與「拒絕」按鈕
3. 主持人點確認 → 狀態變已確認，寄確認信給客戶，寫進行事曆
4. 主持人點拒絕 → 寄拒絕信給客戶，釋放時段

適合：高單價諮詢，需要先看客戶背景才決定接案，要確認場地的服務。

常見問題

要找某位客戶的預約紀錄，最快的方法是什麼？

進入預訂清單後，用右上搜尋框輸入客戶姓名或 Email。若只想看某段期間、某位主持人或某個服務，可以搭配上方篩選器縮小範圍。

取消預訂後，時段會重新開放嗎？

會。取消後該時段會被釋放，其他客戶可以重新預約。但如果這筆預訂有付款，取消不等於自動退款，款項需要依照金流後台或退款流程另外處理。

幫客戶重新排程後，客戶會收到通知嗎？

通常會寄出重新排程通知，並更新預約時間。建議在原因欄位寫清楚調整原因，讓客戶知道為什麼被改時間，也方便日後查看紀錄。

什麼情況需要手動建立預訂？

電話預約、現場預約、熟客直接訊息預約，或管理員需要代客戶補登時，可以手動建立預訂。建立前要先確認該時段真的可安排，避免和既有行程衝突。

待確認的預訂要怎麼處理？

如果活動設定需要人工確認，新的預訂會先進入待確認狀態。管理員或主持人要查看客戶資料與時段是否合適，再決定接受或拒絕；接受後才算正式確認。