查看與管理表單記錄（Entries）

表單上線後、訪客送出的每一筆資料都會進到「記錄」（Entries）。本篇講怎麼看記錄、篩選、匯出、刪除，讓你不用一直翻 Email 就能管理所有送出資料。

怎麼進記錄#

後台「聯絡表單」→ 找到目標表單 → 點該行的「記錄」（Entries）。會看到所有送出資料的列表，每一筆是一行。

記錄列表能做什麼#

看單筆完整內容#

點任一筆會打開「單筆詳細頁」，顯示：

所有欄位的填寫內容
送出時間、送出者 IP
表單來源網址（從哪一頁送出的）
瀏覽器與裝置資訊
備註欄（可加你自己的處理註記）

標記狀態#

每一筆可以標：

已讀／未讀：你打開過的會自動標已讀
已加星：手動標、給重要資料用（例如「已成單」「需追蹤」）
垃圾：標為垃圾後從主列表隱藏

篩選與搜尋#

列表上方有篩選列：

日期區間：例如只看上週收的
狀態：只看未讀／只看加星／只看垃圾
關鍵字搜尋：搜任一欄位內含的文字（找特定客戶 Email、找特定關鍵字訊息）

匯出資料#

點列表右上角「匯出」（Export）按鈕，可選 4 種格式：

CSV：最通用、Excel／Google Sheet 直接打開
Excel（XLSX）：保留中文編碼，避免 CSV 在某些 Excel 開啟亂碼
ODS：開源試算表格式（LibreOffice）
JSON：給開發者用、保留巢狀資料結構

匯出時可指定日期區間、選擇匯出哪些欄位、是否包含已標垃圾的記錄。

刪除資料#

3 種刪除情境：

刪除單筆：列表選那一筆 → 點「刪除」
批次刪除：勾多筆 → 上方「批次操作」選刪除
清空垃圾：去「垃圾」分頁、點「全部清空」

⚠️ 刪除無法復原。要保留證據（客訴、合約、報名）建議刪除前先匯出 CSV 存檔。

每月看記錄的 5 分鐘流程#

建議每週固定一次（例如週一上班前）做這個流程，避免訊息積累、客訴漏看：

進「記錄」→ 篩「未讀」
逐筆打開、回覆 Email（從詳細頁有「回覆」按鈕）
處理完的標「已加星」表示已處理
明顯垃圾標「垃圾」
每月匯出一次 CSV、存到 Google Drive 備份

資料保留與隱私#

網站收的個資要遵守台灣個資法。實務 3 個建議：

表單頂部加隱私權同意條款：用「同意條款」欄位、附「我已閱讀並同意隱私權政策」
定期清理過舊記錄：用不到的舊客戶資料先匯出存檔、再從表單刪除
使用者要求刪除個資時：在記錄列表搜尋他的 Email，找到後刪除單筆

常見問題

記錄會永久保留嗎？

預設永久保留、不會自動刪除。但秒站建議你定期清理舊記錄（例如 6 個月前的）以符合個資法的「最小保留」原則。每月匯出一次 CSV 備份到 Google Drive 是合理做法。

可以匯出特定日期區間的資料嗎？

可以。匯出視窗的「日期區間」欄位設起訖日期、只匯出該區間內的記錄。也可以同時搭配「狀態」篩選（只匯出未讀／只匯出已加星）。

Excel 開啟 CSV 中文亂碼怎麼辦？

改用「Excel（XLSX）」格式匯出。CSV 的中文編碼跟 Excel 預設不對齊容易亂碼、XLSX 是 Excel 原生格式不會有這問題。或匯出 CSV 後用 Google Sheet 開（自動處理 UTF-8）再另存。

刪除的記錄可以救回來嗎？

標「垃圾」的記錄還可以從垃圾資料夾還原。但「徹底刪除」或「清空垃圾」之後就無法救回。重要資料（合約、報名）建議刪除前先匯出 CSV 存檔。