預約系統進階設定

基本流程跑順後，可以開始用進階設定優化管理與追蹤：限制預約頻率，設定每日上限，加自訂問題，讓主持人從前台管理自己的預約，或串接 Webhook。本篇整理常用的進階功能。

限制預約頻率#

避免主持人單日被預約爆，或同一位客戶頻繁預約。

位置：活動類型 →「進階設定」→「限制」（Limits）。

  • 每日預約上限：當天最多收幾筆（例如每天 5 場諮詢）
  • 每週預約上限：當週上限
  • 每月預約上限：當月上限
  • 同一客戶限制：同 Email 一個月只能預約幾次

達到上限時，客戶看預約頁會直接看不到時段（或看到「已額滿」訊息）。

自訂預約問題（Booking Questions）#

預設客戶填姓名與 Email 即可預約。要收更多資訊（電話、地址、諮詢問題、過去經驗），加自訂欄位。

位置：活動類型 →「預訂問題」（Booking Questions）→「新增」。

欄位類型：

  • 單行文字
  • 多行文字（適合「請描述您要諮詢的問題」）
  • 單選題（適合「您是新客戶還是回客？」）
  • 多選題（適合「您感興趣的服務領域」）
  • 下拉選單
  • 核取方塊（適合「同意條款」）
  • 電話、Email、網址、數字

每個欄位可設「必填」或「選填」，可設「條件顯示」（例如選了某個選項才出現另一題）。

客戶填的答案會在預訂詳情頁顯示，也可以用變數（例如 {{guest.custom.phone}}）帶進通知信。

前台入口：讓主持人管理自己的預約#

前台入口是提供給管理員與已指派主持人的管理面板，不是顧客查看預約紀錄的頁面。管理員可以把主持人的權限限制為只管理自己的日曆、活動、預約與可用時間，讓主持人不必進入 WordPress 後台，也能處理自己負責的預約。

主持人從前台管理自己預約的四步驟流程圖
主持人前台管理流程：管理員先啟用入口並限制權限，主持人再登入處理自己的預約資料。

先確認主持人帳號與權限#

若要讓非管理員使用前台入口，請先為主持人建立 WordPress 使用者帳號。依 FluentBooking 官方文件，投稿者、作者或編輯可以設為主持人；訂閱者不能設為主持人。

  • 前往「預約系統」→「設定」→「團隊」，開啟要設定的團隊成員。
  • 確認該使用者已被設為主持人。
  • 保留「僅管理自己的日曆、活動、預約與可用時間」權限。
  • 若不希望他查看其他主持人的資料，不要另外開啟「讀取全部預約」或「讀寫全部預約」權限。

啟用前台入口#

  1. 前往「預約系統」→「設定」。
  2. 開啟「進階功能與外掛」。
  3. 找到「前台入口」（Frontend Portal），點選「設定」。
  4. 勾選「啟用前端入口網站」，再儲存設定。

選擇獨立網址或指定頁面#

前台入口有兩種顯示方式，選一種即可：

  • 獨立前台網址：使用設定頁產生的入口網址，適合不想另外建立頁面時使用。
  • 指定頁面：先建立一個 WordPress 頁面，再放入短代碼 [fluent_booking_panel]，並在前台入口設定中選取這個頁面。

主持人從前台登入並管理#

  1. 把前台入口網址交給主持人。
  2. 主持人使用自己的網站帳號登入。
  3. 登入後，可在權限範圍內管理自己的日曆、活動、預約與可用時間。
  4. 若主持人看得到其他人的預約，請由管理員回到「設定」→「團隊」檢查是否誤開全部預約的讀取或讀寫權限。

完成後檢查權限邊界#

  • 用主持人帳號登入，確認只看得到自己負責的資料。
  • 用登出狀態開啟入口，確認不會直接顯示預約管理資料。
  • 用未指派為主持人的一般帳號測試，確認無法進入管理面板。
  • 最後用管理員帳號確認完整管理權限仍正常。

來源：FluentBooking Frontend Panel 官方文件、Host/User Access Management 官方文件與ShortCodes 官方文件（查證 2026-08-13；介面名稱與權限選項以官方最新版為準）。

如果尚未建立主持人，先看《預約主持人設定》；要從後台查看與處理全部預訂，請看《預訂管理》。

UTM 追蹤預約來源#

預訂詳情顯示 UTM 資料
預訂詳情頁顯示該筆預約的 UTM 來源、媒介、活動。
產生 UTM 追蹤連結
產生 UTM 追蹤連結：填來源、媒介、活動，系統組合出網址。
分享按鈕入口
從活動類型頁找「分享」（Share）按鈕產生帶 UTM 的連結。

想知道預約是從哪個廣告/EDM/推廣連結進來的，在預約頁網址加 UTM 參數：

https://你的網域/wang-ming/30min-consult?utm_source=facebook&utm_medium=ad&utm_campaign=2026spring

客戶從這個連結預約，UTM 資料會存進預訂紀錄，後台「預訂」詳情頁可以看到「UTM 來源」「UTM 媒介」「UTM 活動」。也可以透過 Webhook 把資料同步到 GA4 或廣告平台做歸因。

來源：Google Analytics 4 官方文件 — URL builders：用自訂網址收集 campaign 資料（查證 2026-06-03）

Webhook：把預約資料送到外部系統#

每次有新預約 / 取消 / 重新排程，把資料 POST 到指定網址。常見用途：

  • 同步到 Google Sheet（用 Zapier / n8n 接）
  • 送 Slack / LINE 通知
  • 同步到自家 CRM
  • 觸發 GA4 / Facebook Pixel 轉換事件

來源：Google Analytics 4 官方文件 — Campaign 資料收集（查證 2026-06-03）

位置：FluentBooking →「設定」→「Webhooks」→「新增 Webhook」。設定：觸發事件、目標網址、JSON 格式。

匯出預訂資料#

把預訂清單匯出成 CSV 做月報，做財務對帳：

  1. FluentBooking →「預訂」→ 篩選想要的範圍（例如本月已完成）
  2. 右上「匯出」（Export）
  3. 選欄位（客戶資料、付款金額、UTM 來源等）→ 下載 CSV

其他用得到的功能#

  • 複製活動類型（Clone Event）：建好一個活動後，按複製可快速產生類似的服務（同設定、同問題、同通知模板，只改名稱跟價格）
  • 匯入/匯出活動類型：搬到別站時不用重建，全部設定打包帶走
  • 登陸頁面（Landing Page）：給單一活動類型一個獨立的著陸頁，可以自訂橫幅與敘述，並放上「立即預約」按鈕，比直接放預約日曆更有行銷效果

用到再開即可，不用一開始就全部設好。

常見問題

進階設定一定要全部打開嗎？

不用。建議先讓基本預約流程跑順，再依照實際需求開啟進階功能。若只是單純一對一預約，通常不需要一開始就設定前台入口、UTM 追蹤或外部同步。

每日預約上限和可用時間有什麼不同？

可用時間決定客戶能看到哪些時段，每日預約上限則是控制一天最多收幾筆。即使還有空時段，只要達到上限，系統也會停止接受更多預約。

自訂預約問題要放越多越好嗎？

不建議。只收真正會影響服務準備的資訊，例如聯絡電話、服務類型、預約目的，或注意事項。問題太多會讓客戶放棄填寫，建議把必填題控制在最少。

主持人可以只管理自己的預約嗎？

可以。管理員先在「設定」→「團隊」把該 WordPress 使用者設為主持人，保留「僅管理自己的日曆、活動、預約與可用時間」權限，再啟用前台入口。主持人使用自己的網站帳號登入後，只能操作權限範圍內的資料。若另外授予讀取或管理全部預約的權限，才會看到其他主持人的資料。

UTM 追蹤和外部同步什麼時候才需要？

當你有投放廣告、EDM、合作夥伴推廣，或需要把預約資料送到表單、試算表、CRM 時才需要。若目前只想先接受預約，可以先不用設定，等行銷流程成熟後再補。